この記事のテーマ（ポイント）
- 『議事録』を、サクッと素早く、分かりやすく書くためのポイントを身につけよう！
- 自分流の『議事録フォーマット』を準備しておく！
２．『議事録』は決まったフォーマットを事前に作っておく！
３．『議事録』をサクッと作るコツやポイント！
４．【仕事術】仕事を効率化するための仕組み・ノウハウなど
というポイントをチェックしていただき、サクッと『議事録』を作れるノウハウとフォーマットを身につけましょう！
目次
まず、『議事録』は何のために作るのか（＝目的）を理解する！
＜👨おっさんのつぶやき＞
・「みんな、私の議事録読んでくれてるのかな？？」
『議事録』は、業界や職種を問わず、会議や打合せの内容を記録しておくのに便利で日常的なものでありますが、ビジネスを円滑に進めるうえで大事なものです。
『議事録』を仕事のなかで最大限活用するためには、録音しているかのように発言をダラダラとメモするのではなく、「何のために議事録を作るのか」をよく理解しておく必要があります。
以下に、『議事録』を作る主な目的として３つのポイントをご紹介させていただきますので参考にしてみてください。
目的①「履歴を残す」
『議事録』の一番大事な役割として、後々になって、言った言わないなどのトラブルを防止するためにも、『議事録』を履歴（エビデンス）として残しておくという意味あいがあります。
人の記憶はあいまいですので、会議のなかでの発言や決定事項、宿題事項、合意事項について文字にして残しておくことで、再確認をするときにも役立ちます。
履歴として証拠を残しておくためにも、「日時、期間」や「金額」などの数字の情報、「OOを超えたら△△する」などの条件の情報などは、しっかりと明記しておきましょう。
目的②「会議欠席者にも情報共有する」
会議に出席できなかったメンバーに対して、『議事録』を送ることで、会議での協議内容や決定事項を情報共有することも、もう一つの大事な目的です。
また、要点のまとまった分かりやすい『議事録』を作ることは、何度も別のメンバーから同じ質問をされたり、依頼事項や宿題事項の対応漏れ防止にもつながるので、意識して取り組みましょう。
加えて、Eメールで『議事録』を送るのが、たくさんの人に即座に送付できる、「〇月✖日に送ってますよね」という履歴にできる、という点もあって良いですね。
目的③「会議の品質が上がる（成果につながる）」
良い『議事録』を書くためには、日時や出席者、打合せ内容をタラタラと書くだけでなく、「目的」、「決定事項」、「宿題事項」、「期限」をしっかり理解していないとなりません。
つまり、何となく打ち合わせに出るというのではなく、「この会議の目的や成果は何か？」、「何を決定したのか？」、「何が宿題事項で、だれがいつまでにやるのか？」といったことを考えて参加者の話を聞き、それを引き出すために自らも発言するようになり、会議の品質を上げることにもつながります。
そのため、提出する・しないに限らず、会議ではいつも『議事録』を作るつもりで参加するのが望ましいですね。
『議事録』は決まったフォーマットを事前に作っておく！
＜👨おっさんのつぶやき＞
・「議事録を書くのってめんどくさいんだよなあ。。」
『議事録』で書くべき項目（＝目次）は、だいたい同じような内容になるため、事前に「議事録のフォーマット」を作っておき、毎回それをコピペで使いまわしするのが効率的です。
以下に、基本的な目次やフォーマットのサンプルをご紹介しておりますが、自分の仕事内容にあわせてカスタマイズして作っていただくのをおすすめいたします。
『議事録』の「フォーマット＝目次」は同じパターンに決めておこう！
以下は議事録で記載すべき「項目＝目次」の基本的な内容となります。
『議事録』は見やすさも大事なので、⑤～⑦は「打合せ内容」として１つにするとか、⑧と⑨も「今後の予定」に合体させるのもOKなので、自分の扱いやすい「型＝パターン」を決めておきましょう。
＜議事録の目次＞
①議題：何のテーマについての会議であるかを明記する
②日時：〇月✖日（～曜）■時～△時
③場所：～拠点ビル～階 ～会議室
④出席者：社外や目上の人から先の順番で記載し、議事録を書く自身の横に（記）と書く
⑤目的：会議で話し合う目的（例：～の課題を協議、～の判断を行う など）
⑥質疑応答：実際の会議で出た発言や情報（事実に基づき記載する）
⑦決定事項：会議内で決定した内容を正確に書く
⑧宿題事項：だれがいつまでに何をするのかをはっきりと
⑨今後の予定：次回会議日程や、今後の発生するイベントなど
⑩添付資料：当日会議で使った資料で共有必要なものがあれば
『議事録』のサンプル例：２件
以下に２パターンでの『議事録』の作成例をご紹介させていただきます。
実際の会議では、もう少し内容が膨らむかと思いますので、あくまで簡単なサンプルイメージとなります。
また、同じ社内の先輩や優秀な社員の『議事録』を参考するというように、上手い人の議事録をマネするのも非常に有効なので、ぜひやってみてください。
【サンプル①】
「お客様＝A社」と「自社＝B社」が、継続的に販売契約を結んでいる「〇〇商品」の次年度契約について打合せしたケース
【サンプル②】
「自社＝Z社」の社内メンバーで、「新商品△△△の発売日遅れ」に関する協議を行ったケース
『議事録』をサクッと作るコツやポイント！
＜👨おっさんのつぶやき＞
・「文章を書くのは苦手だから、議事録をサクッと素早く書けるようになれたらいいなー」
『議事録』は、自分専用の決まったフォーマットで書くというのが効率的！ということで、ご紹介させていただきました。
さらに、サクッと短時間で要点を押さえた内容にするためのポイントについて、以下の３点を参考にしてみてください。
✅全ての会議でメモを取っておく！
⇒自分が後で見返すためのメモとしても役立つので、『議事録』を作る必要が無いときでも、常に会議のメモを取っておきましょう。
⇒いつでも作れる状態にしておき、数をこなすことで『議事録』の作成自体が苦にならなくなってきます。
✅数字や条件は明確に書く！
⇒期限の日付や金額などの「数字」や、～だったらOKとするなどの「条件」などは、できるだけ具体的に明確に記載しましょう。
✅会議の最後で振り返り確認を！
⇒会議の最後に、全体の振り返りとして、少なくとも「決定事項」、「宿題事項」、「今後の予定」の３つは改めて確認して出席者の合意を得ておきましょう。
⇒仮に、途中の質疑応答が少し漏れてしまっても、この３つがしっかり明確になっていれば、オッケーとなるケースも多いです。
【仕事術】仕事を効率化するための仕組み・ノウハウ など
＜👨おっさんのつぶやき＞
・「あぁー、終わってない仕事で頭がいっぱい。。」
ひと昔前と比較して、業界や職種に関わらず、一人一人の業務量や考えるべきことは増えていく傾向にあるといえるでしょう。
そのような環境下で、「行き当たりばったり」で仕事をしているようでは、自分が望むような成果を出すことは難しくなってきております。
『期限や品質を守って必ず目標達成する』ためには、場当たりではなく、最小のリスク・最小の労力で効率的に成果を出すための「仕事術」や「仕組み」を作ることに注力しましょう。
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【仕事】 毎日イキイキとやりがいをもって働きたい！
＜👨おっさんのつぶやき＞
・「満員電車での通勤、人間関係の問題、上司やお客様の厳しい要求などストレスだらけ、、」
・「仕事はイヤだけど、生活のために働かないとしかたないよね、、」
たいていの人は、休日を除いて週５日、毎日８時間（残業を入れたらそれ以上）を仕事に使っており、２０代～６０代という人生の最盛期のなかで『働く時間』の割合は非常に大きいものになります。
※仮に労働時間を「４０年間×１２か月×２０日間×８時間」の前提に計算すると、７６，８００時間！
これだけの長い時間を使う仕事に対して、『あぁ、ヤダヤダ、、』と毎日過ごすより、『この仕事ができて本当に良かった！』と感じることができたらとても幸せなことですよね。
以下のページに何かヒントになる情報があるかもしれませんので、宜しければ合わせてチェックしていただきたいと思います。
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