分かりやすい提案書の書き方！目次とテンプレートでサクッと作るポイント！

 

 

『提案書』とは？（目的＝何のための提案なのかが大事！）

 

『提案書』とは、ビジネスなどの活動で、商品やサービス・アイデアを提案するときの説明ために使う資料です。

分かりやすくて採用してもらいやすい『提案書』を作るためには、いきなり資料デザインやテクニックに飛びつくのではなく、「そもそも提案する目的は何なのか？」を一番最初にしっかりと明確にしておくことが重要です。

少なくとも以下の３ポイントは事前に良くチェックしてから『提案書』の作成をスタートしていただくことをおすすめいたします。

 

ポイント①「何を提案しているのかが明確であるか？」

一生懸命に自社商品やサービスの説明ばかりして提案する相手のことを忘れてしまい、「それで、私に何を提案したいのです？？」というケースは意外と多いです。

採用されるかどうかは別として、「あなたの会社や部門は✖✖✖の課題」があり、「私の商品やサービスは△△△でそれを解決」でき、「〇〇〇の効果やメリット」があるので、ぜひこの提案をご採用ください！というような最低限のストーリーがないと、『提案』とは言えないでしょう。

 

ポイント②「提案は自分のためではなく、相手のためにする」

「提案」とは、自分が誰かしらの相手に対して、何らかの「案」を示して、それを受け入れてもらう（＝提案を採用してもらう）ための行動というイメージですね。

つまり、「提案」を採用してもらうためには、自分の都合や実現したいことをゴリ押しするのではなく、「相手が採用したい！と思える内容（＝受け入れる理由）」を『提案書』に記載して、それを説明する必要があります。

「この提案はアナタのためを考えた内容ですよ」と自信を持って言えるように、『提案書』は作りましょう。

 

ポイント③「提案採用後のアクションプランまで含めて説明する」

なかなか良い提案内容であったとしても、「～べき論」のような話が多く、今後にどのように進めていくのか「実行計画」があいまいで、その場限りの話で終わるときもあります。

つまり、営業活動で例えると、提案の最後に「この商品を買ってください！」と言えることが大事であります。

もちろん、単純に「お願いします！」と言うだけでなく、「具体的なアクションプラン（期間や導入手順、展開方法など）」をサンプルでも良いので示し、提案相手と実行計画を立てていく次のステップにつながるようにしていきましょう。

 

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自分流の『提案書』の目次とテンプレート（ひな型）を作って効率化！

 

営業部門などでは『提案書』は日常的に使うものでありますが、毎回ゼロから作成していたのではとっても手間がかかってしまいますよね。

時間効率を上げ、資料の品質も高めるためには、事前に自分流の『提案書』として、「目次」と「テンプレート（フォーマット）」を準備しておき、必要の都度にコピペで使いまわしするのが有効です。

以下は、営業マンがお客様へ何らかの商品やサービスを説明するケースを想定した、『提案書』の目次サンプルとなります。

 

ただし、上記はあくまでサンプルであり、会社や職種などによって内容も異なりますし、それぞれの提案内容によって、必要な情報は毎回吟味し直さなければなりません。

つまり、ひな型：テンプレートは最大限活用するものの、個別の提案ごとに「何の説明や情報が必要なのか？」を最優先に考えて、「必要なものを足し、不必要なものを削除」して、それぞれの提案で記載を修正しましょう。

以下は、目次の項目を、パワーポイントなどで「１スライド＝１項目」で作った場合のひな型：テンプレートのイメージとなります。

 

①表紙、②目次

『提案書』の「表紙」と「目次」は、基本的に毎回同じものを使いまわしで再利用しましょう。

ココでの注意ポイントとしては、「表紙」にはパッと見て、何の提案であるか分かる題名を付けるのと、「目次」はあらすじが分かる程度にして細かくし過ぎないように気を付けましょう。

 

③提案の背景（現状分析や課題など）

次に、具体的な提案内容に入る前に、「なぜ、この提案が必要なのか？」という、「提案に至った背景や理由」について説明しましょう。

つまり、まずは「相手の現状（何らかの課題や問題など）」について説明を行い、「私の提案により、この現状を改善したり課題解決することができるのです！」というストーリーにつながるような視点が重要となります。

※（例）「現状：在宅勤務で携帯電話費用が上がっている⇒提案：通話割引プランへの加入」、「現状：お客様問合せ窓口人数が少数で、回答遅れが常態化⇒企画：外部コールセンタサービスの利用」

新規開拓中の顧客やヒアリングができていないお客様には、アンケート調査結果や他のお客様を含めた動向などの一般的な情報を使って、「こんな課題があるんじゃないかな？」という想定した内容を記載しましょう。

この現状分析をしっかり行っておくことが、お客様が提案を採用する理由につながるのでしっかりと作りこんでおきましょう。

 

④要件、前提条件

提案する相手側から、事前にニーズをヒアリング実施できているときや、先方から提案の依頼をうけたときには、提案内容の前提となる要件や条件を明記しておきましょう。

いきなり、「発注条件を決めてください！」と言われると情報を出し渋る顧客もいますので、「採用するしないは別として、貴社のニーズや要望に加えて、最低限これはクリアして欲しいという条件を教えてください」というかたちで聞いて、『提案書』に盛り込むようにしましょう。

 

⑤提案コンセプト（案の骨子）

次が、いよいよ「提案のコンセプト」になります。

「３０秒で、今回提案の骨子を説明してください」と言われたときに、このページを説明すれば、ポイントとなる概要が理解できるようにしておくというイメージです。

ポイントとして、「現状や背景」を踏まえて、「提案内容はどのように改善や課題解決」を行えるのか、「どんな効果が得られるのか（数値で定量的に示す）」の要点が分かるように記載しましょう。

 

⑥商品の仕様・スペック

商品の営業提案をする場合は、当然ですが、その商品の「仕様やスペック」について、しっかりと説明しておきましょう。

ポイントとして、お客様がその商品を利用するうえで気にされるであろう情報（性能や保証期間など）を中心に記載するのが良いです。

あまり細かすぎる製品情報は、補足情報として後ろのほうに別ページにするか、商品取扱説明書のような詳細なものは『提案書』とは別の資料として提出しましょう。

 

⑦提案のメリットや特徴

そして、提案内容のメリットや特徴についても説明しましょう。

ポイントとして、「提案を受ける相手にとってのメリット」であること、「特徴や良い点は、性能情報や過去実績など数値での定量情報」で示すというところを考慮して記載しましょう。

 

⑧他社商品との比較

次に、自社商品の従来品（古いモデル）や他社商品との比較情報を書きましょう。

注意すべき点については、「提案を採用する相手（お客様）の観点」に立って、比較を行うことを考慮しましょう。

つまり、「他社製品より割高なのでは？」、「もっと性能が良い他の商品があるのでは？」といった顧客の心配するであろうポイントに対して、「この提案（商品）が最適ですよ」というアンサーになっているとベストですね。

 

⑨スケジュール

「提案内容」を採用した場合の導入手順やスケジュールについても説明が必要です。

特にお客様側にいつ導入したいという要望がなくとも、発注からどのくらいの納期でどのような手順で進むのか、といった目安は必要なので、仮のスケジュールで良いので記載しておきましょう。

 

⑩費用（見積り）

営業提案に必要なものとして、費用（見積り）の説明があります。

何にいくら費用がかかるのかの項目と、一度支払っておしまいの「一時金」なのか、継続的に費用が必要となる「経費（利用料など）」なのかも明記しましょう。

費用の明細がかなり細かい場合には、『提案書』の本体には合計金額だけにして、詳細な費用一覧は別紙資料として必要な時に参照するというかたちがおすすめです。

 

⑪まとめ（提案内容による効果）

最後に、提案のまとめを記載しましょう。

「この提案を採用することによる効果・メリット（数値で定量的に）」と「十分に実現性のある実行策（アクションプランなど）」を改めて整理して、この『提案書』にGO!サインを出してもらうための最後のダメ押しをしましょう。

 

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伝わる！分かる！『提案書』のコツやポイント！

 

『提案書』は、提案の目的を前提に考え、自分用の「目次」と「テンプレート」を活用して作ることが、効率的に高い品質の資料を作るコツとしてご紹介させていただきました。

さらに、「提案活動」をうまく進めていくための取り組みとして、以下の３つのポイントもあわせて参考にしてみてください。

 

✅差別化や独自性にこだわりすぎない！

⇒「世界中で当社しかできない機能！」のように分かりやすく他社と差別化できる特徴やメリットがあれば良いですが、今の世の中では似たような商品や機能はあふれているのが現状です。

⇒類似サービスを提供している他社があったとしても、無理やり差別化することばかりにこだわり過ぎずに、「我々の良さやポイントは～～～です！」という内容について、しっかり説明していくことを優先して注力しましょう。

 

✅「提案」は断られるほうが多いのが当たり前！

⇒提案内容が素晴らしい条件であっても、「お金が無い、、」や「別製品を買っちゃったばかり、、」など、様々な理由で不採用になることも多々あります。

⇒「提案」とはそもそも断られるケースのほうが多いのが通常なので、不採用の回答やそっけないお客様のことを気にし過ぎることなく、「どこかで、この提案を待っているお客様を見つけるぞ！」という気持ちで向かっていきましょう。

 

✅日頃からお客様の声を聞き、コミュニケーションを取る！

⇒提案をして何か買ってもらう時だけ都合よい話をしても、特に継続的な取引をしたいケースなどでは提案がうまく進まないことがあります。

⇒何かの売り込みや提案でない時にも、「ご利用中の当社商品の調子はどうですか？」、「当社のイマイチなところや改善してほしい点などありませんか？」、「貴社の来年度以降のご計画や課題を少し教えてもらえませんでしょうか？」などと、普段からコミュニケーションできている営業マンは、いざという時の提案にも強い傾向があります。

 

「提案書」と「企画書」の違いって何だっけ？？

『提案書』と『企画書』って何が違うの？というと、厳密な定義・決まりはないようですが、「企画書は社内向け」に、「提案書は社外向け」に使われるというようなケースが多いようですね。

『企画書』は、『提案書』よりもさらに詳細な実行計画や体制図、スケジュールなどが必要となるという点で、ちょっとポイントが異なるところもありますので、別記事で簡単にまとめてみました。

また、『提案書』や『企画書』には付き物である『プレゼンテーション』についても、効果的な準備方法やプレゼンのやり方をご紹介しておりますので、以下を宜しければ合わせてご確認ください。

企画書の書き方（目次・テンプレートのひな型を作っておくのがコツ！）

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ひと昔前と比較して、業界や職種に関わらず、一人一人の業務量や考えるべきことは増えていく傾向にあるといえるでしょう。

そのような環境下で、「行き当たりばったり」で仕事をしているようでは、自分が望むような成果を出すことは難しくなってきております。

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【仕事】　毎日イキイキとやりがいをもって働きたい！

 

たいていの人は、休日を除いて週５日、毎日８時間（残業を入れたらそれ以上）を仕事に使っており、２０代～６０代という人生の最盛期のなかで『働く時間』の割合は非常に大きいものになります。
※仮に労働時間を「４０年間×１２か月×２０日間×８時間」の前提に計算すると、７６，８００時間！

これだけの長い時間を使う仕事に対して、『あぁ、ヤダヤダ、、』と毎日過ごすより、『この仕事ができて本当に良かった！』と感じることができたらとても幸せなことですよね。

以下のページに何かヒントになる情報があるかもしれませんので、宜しければ合わせてチェックしていただきたいと思います。

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