【GTD】最強のタスク管理方法！６STEP仕分けと５リストで仕事を整理！

 

 

『GTD（Getting Things Done）』はタスク管理の最強ツール！

 

『GTD：Getting Things Done（直訳で”仕事を成し遂げる”の意味）』は、デビッド・アレンさんという人が、主に個人の生産性向上や仕事の効率化・整理を目的として作った、「タスク管理」のひとつの手法となります。

どんなメリット・効果があるかというと、「やるべきこと＝タスクを明確にしたうえで、リストに分類・整理し、頭のなかをクリアにして今やるべきことに集中する」という点です。

「タスクが多すぎて管理しきれない。。」や「宿題事項が気になって、今やるべきことに集中できない。。」という人は、『GTD』を仕事の管理に上手く活用するためにぜひ参考にしてください。

 

『GTD』の流れ・やり方【６STEPでタスクを仕分けする！】

 

GTDは以下の図のように、上から①～⑥へとSTEPで順番に「仕分け」していくイメージで、ひとつずつのタスクを整理していく進め方になります。

この仕分けが甘いと、タスクの整理や実行がスムースに進みませんので、以下のSTEP①～⑥でどこに気を付けて行けばよいのかをみていきましょう。

※また、それぞれの「タスクリスト」の使い方や管理方法は、次の項でご紹介します

 

STEP①『INBOX＆それは何？』＝頭の中の気になること、モヤモヤを全部書き出す！

気になっていることの全てのことについて、内容の大小や難易度に関係なく、仕事だけでなくプライベートも含めて、とにかく１００％全部を書き出しましょう。

「紙に箇条書きにする」か「パソコンやスマホに打ち込む」など、自分のやりやすい方法で良いと思いますが、「INBOXに全タスクを書き出すのは紙」で「各タスクリストを分類して仕分けするときはPCかスマホ」がおススメです。

ノートやA３用紙などに、「もうこれ以上出てこない」というところまで書き出していき、それは何なのか？の中身を明らかにしたら、次のSTEP②以降で、各タスクを整理していくことになります。

 

STEP②『すぐ行動する必要があるか？』＝いつかやる、保管する、やらないを仕分ける

気になっていることを全部書き出したら、まずはそれぞれの内容が「今すぐ行動する必要があるのか？」を確認しましょう。

このSTEPは、「そもそもすぐに対応する必要がないものは、残件タスクから消してしまう」ことが目的であり、これにより本当に今やるべき必要なタスクに絞っていくことができます。

ただし、「やりたくない」や「分からない」という理由で、「本当に必要なタスク」を消してはなりません。

自分で判断がつかない場合には、この後のSTEPで「～さんに依頼する、やり方を聞く、やらないということを合意する」などの対応を行い、本当に必要なしと分かった時点で仕分けを行いましょう。

 

STEP③『次に取るべき行動は１つか？』＝プロジェクトタスクを仕分けする

次のステップとして、『行動が必要なタスク』の全てを確認して、「次に取るべき行動が１つか？それ以上の複数あるのか？」を分類しましょう。

何らかの行動が２つ以上必要なものは、「プロジェクトリスト」として、ひとまず仕分けしてください。

例えば、少し複雑な見積の依頼があったと仮定した場合、『〇〇〇見積の提出』という一つのプロジェクトを達成するのに、以下の５つの行動（１～５）が必要というようなイメージです。

※「１．見積の要件や前提を顧客よりもらう」⇒「２．社内のサービス担当へ金額算出を依頼」⇒「３．見積書の作成」⇒「４．上司へ説明して見積書の承認」⇒「５．顧客に見積書郵送」

 

STEP④『２分以内でできる？』＝今すぐできるタスクは片付けてしまう

何か行動する必要はあるけれど、『２分以内でできる』というものは、その場でぱっと片付けてタスク自体を終わらせてしまいましょう。

ただ、「簡単な作業だけど、今すぐにできない」というときは、↓に出てくる「カレンダーリスト」を活用して、そのような簡単な作業を複数まとめておいて、一日のどこかの時間帯で一気に終わらせてしまうという方法もおすすめです。

 

STEP⑤『自分でやるべき？』＝他の人にやってもらうタスクを仕分ける

何らかの行動が必要だけれど、自分ではなく『他の人にやってもらう』べきタスクを、「連絡待ちリスト」のなかに仕分けましょう。

ここでの注意点としては、メールで一方的に依頼を送り付けて「はい、よろしく」ではなく、『期限を明確にする、やる内容理解と合意をする、予定とおりか進捗確認をする』の３つを心がけてフォローすることが重要になります。

 

STEP⑥『特定の日にやるべき？』＝特定の日にやるべきタスクを仕分ける

最期に、ここまで残ったタスクについて、『特定の日にやるべき』タスクであれば、「カレンダーリスト」へ仕分けしてください。

「来週の～曜日に、〇〇を実施する」というような内容で、今すぐは何もしないけれど、その日に忘れずに実施できるようにカレンダーに予定しておくという目的です。

カレンダーにも仕分けされず残ったものは、「次にやるべきリスト」に仕分けをしておき、これは基本的には今日すぐにやるべきタスクといったイメージになります。

 

ここまで来ると、頭のなかでモヤモヤしていたタスクが整理され、今すぐにやるべきことが何なのかが明らかになってくるると思います。

ただ、タスクが整理された状態を継続していくためには、５つのリストの管理と活用方法が重要になってくるので、それについては次の項でご紹介いたします。

また、「まだイマイチちょっとピンとこないなあ、、」という方は、以下の”「働く」を見直す術”さんの『ユーチューブ動画』のほうも合わせて参考にしてください。

 

☆リンク：世界最大級のオンライン学習サイト『Udemy』

 

『GTD』はリスト活用が重要！【５つのリストでタスクを管理！】

 

『GTD』でタスクを仕分けしていくことで、「５つのリスト」に分類できたかと思いますが、ただリストを眺めているだけではタスクが消えてなくなりません。

それぞれのタスクをしっかり整理し、毎日、これらのリスト一覧を確認しながら効率よくタスクを終わらせていくことで、初めて仕事がスムースに回り始めるのです。

各リストをどのように扱っていくのかについて、簡単にポイントをご紹介させていただきます。

 

『①いつかやることリスト』

「いつかやることリスト」は、一年以上の単位で取り組むような比較的に規模の大きな目標や課題を設定します。

「いつかやること」を実現するには非常に多数のタスクが必要になるため、いくつかのやるべきテーマに分解して、「プロジェクトリスト」に仕分けしましょう。

例えば、「いつかやること＝外資系IT企業に年収２０％UPで転職する」だとすると、『英語力を上げる』、『業界・企業の調査・分析』、『転職エージェントの選定』などに分類して「プロジェクトリスト」にタスクとして登録するというイメージになります。

 

『②プロジェクトリスト』

「プロジェクトリスト」へ仕分けされるのは、やるべきことが２つ以上あり、数日間～数か月間くらい期間がかかるようなタスクというイメージです。

あるプロジェクトリストの項目を目標達成するためには、GTDを使って、以下③～⑤のリストに仕分けしたり、実際にタスクを処理して終わらせていく必要があります。

「見積依頼」で例えると、「顧客に見積要件をもらう（連絡待ち）」、「見積書を作成（次にやるべき）」、「上司の承認をもらう（カレンダー）」にタスクを分解して、全てが終わったらプロジェクトのタスクが完了する、という流れになります。

 

『③連絡待ちリスト』

「連絡待ちリスト」へ仕分けされているのは、自分がやるべき内容ではなく、他の人にお願いして完了の連絡を待っているタスクとなります。

”連絡待ち”とあるとおり、こちらのお願いが「完了したよ」という連絡を待つのですが、期限とおりに相手に完了してもらうことが非常に重要となります。

期限に遅れないためには、「最初に要件をモレなく正確に伝える」、「期限を明確にする（できれば、１日でも少し保険をかけておく）」、「予定とおりなのか途中で進捗確認する」と言ったまめなフォローを心がけましょう。

 

『④カレンダーリスト』

「カレンダーリスト」にあるタスクは、今すぐやるべきものではなく、『特定の日にやるべき』ものになります。

但し、「まだ後でも大丈夫だから」と後回しにするためのリストではないので、今すぐやれることは時間の余裕があるならば、サッサと終わらせてしまいましょう。

また、カレンダーリストに入れるときには、その日が着たらすぐに着手できるように準備や条件がそろっているよね？、という点も注意しておきましょう。

 

『⑤次にやるべきリスト』

「次にやるべきリスト」にあるものは、基本的には、今日すぐに取りかかるべきタスクとなります。

タスクが多いときは、手あたりしだいで作業を始めるのではなく、「期限が近く緊急度が高い」や「重要度が高い」という観点で優先度が高いものから処理していきましょう。

一日の終わりにリストの全タスクが終わっていることがベストですが、定時内に仕事が終わりそうもないときには、明日以降に回せる内容であるかの確認と、緊急度・重要度の再整理をしておきましょう。

 

サンプルのリスト（イメージ）

あくまでサンプルとなりますが、『GTD』で仕分けたタスクを、「各リスト」に落とし込むのは以下のようなイメージになります。

実際にはもっと多くのタスクがあるはずなので、とにかくこのリストに全てを書き込んでおき、毎日チェックしながらタスクを片付けていくことをおすすめいたします。

「いつかやること」と「プロジェクト」のリストは、プライベートと仕事で２つに分けるのも良いでしょうし、自分の管理しやすいかたちにカスタマイズして活用していきましょう。

 

☆リンク：フルタイム勤務なのに、フルリモートのお仕事のみをご紹介【ReWorks（リワークス）】

 

『GTD』をうまく成功させるためのコツとポイント！

「６つのSTEP」と「５つのリスト」で『GTD』をうまく進める方法についてご紹介させていただきましたが、『GTD』は継続していくことが非常に大事です。

『GTD』で効率的なタスク管理を続けていくための注意すべきポイントについて、以下３つの✅についても覚えておいていただきたいと存じます。

 

✅新しいタスクが発生したら『GTD』ですぐにリストへ仕分けする！

⇒一度タスクが整理できても、すぐに次の課題や仕事が出てくるので、新しいタスクが発生したらすぐその場で『GTD』を行ってリストへの仕分けを必ず行いましょう。

✅リストはいつも見れる場所に（スマホがおススメ）！

⇒各タスクリストは、いつでも見れるように手帳やスマホに整理しておくのが良いです。GTD向けのアプリなど、スマホ活用がとても便利なので、自分に合ったやり方を見つけましょう。

✅『今やるべきこと』に集中する！

⇒『GTD』の大きなメリットとして、自分の頭の中でうろ覚えではなく、「全てのタスク」を必ず「どれかのリスト」に仕分けしておく、つまり、「忘れちゃう、漏れちゃうことはないよという安心な状況を作り出す」ことにあります。

⇒これにより、今すぐ取り掛からないタスクは頭のなかから一旦消してしまい、目の前のやるべきこと（＝今やるべきリスト）だけに集中して取り組めることにつながります。

 

また、うまくタスクを分類できなかったり、少し大きな目標に対して具体的に何をすべきかのタスクがなかなか思いつかないという人もいらっしゃるかもしれません。

効率的に目標達成するためのひとつの考え方として、「逆算思考」というものがありますので、宜しければ以下の記事も合わせて参考にしてみてください。

逆算思考とは？目標達成できる人の仕事管理のやり方【５ステップ】

【逆算思考！】多くの業務に追われ、「忘れてた！」とか「納期に間に合わない！」、「トラブルで予定が変わった！」など仕事の管理に苦労することありますよね。遅れずにきちんと目標達成するための「逆算」の考え方、やり方について簡単にご紹介いたします。

続きを見る

 

【仕事術】仕事を効率化するための仕組み・ノウハウ　など

 

ひと昔前と比較して、業界や職種に関わらず、一人一人の業務量や考えるべきことは増えていく傾向にあるといえるでしょう。

そのような環境下で、「行き当たりばったり」で仕事をしているようでは、自分が望むような成果を出すことは難しくなってきております。

『期限や品質を守って必ず目標達成する』ためには、場当たりではなく、最小のリスク・最小の労力で効率的に成果を出すための「仕事術」や「仕組み」を作ることに注力しましょう。

上手な「議事録」の書き方！定型フォーマットでサクッと見やすく作る！

会議や打合せに出席したとき「議事録」を書く係になるとちょっと面倒ですよね。。サクッと見やすい「議事録」を作るためのコツやフォーマットを使ってラクチン・効率的に作るポイントをご紹介いたします。

続きを見る

企画書の書き方（目次・テンプレートのひな型を作っておくのがコツ！）

「企画書」を書くのに上手くまとまらない、時間がかかるという人も多いかと思います。テンプレート・フォーマットをうまく活用して、「サクッと分かりやすい企画書を書く」ためのポイントやコツについてご紹介いたします。

続きを見る

分かりやすい提案書の書き方！目次とテンプレートでサクッと作るポイント！

「提案書」は仕事のうえで、取引先への説明やプレゼン用によく利用されますが、資料作成に長時間かかったり、うまく顧客に伝わらなかったりと苦労もありますよね。自分流の「目次」と「テンプレート」を事前に作っておくことで、分かりやすい「提案書」をサッと作るポイントをご紹介いたします。

続きを見る

プレゼンテーションを成功に導く！５STEPでチェックするのがコツ！

ビジネスなど様々なシーンで『プレゼンテーション』は必要になりますが苦手意識を持っている人も多いです。効果的で上手い・伝わる『プレゼン』のためには、決まったポイントをきちんとチェックするのが有効ですので、コツやポイントをご紹介させていただきます。

続きを見る

 

 

【仕事】　毎日イキイキとやりがいをもって働きたい！

 

たいていの人は、休日を除いて週５日、毎日８時間（残業を入れたらそれ以上）を仕事に使っており、２０代～６０代という人生の最盛期のなかで『働く時間』の割合は非常に大きいものになります。
※仮に労働時間を「４０年間×１２か月×２０日間×８時間」の前提に計算すると、７６，８００時間！

これだけの長い時間を使う仕事に対して、『あぁ、ヤダヤダ、、』と毎日過ごすより、『この仕事ができて本当に良かった！』と感じることができたらとても幸せなことですよね。

以下のページに何かヒントになる情報があるかもしれませんので、宜しければ合わせてチェックしていただきたいと思います。

イキイキと楽しく仕事したい！（仕事術、キャリア、転職、英語力）

仕事＝働く時間って４０年×平日２０日×８時間と考えると７６，８００時間！この時間を「あー、ヤダヤダ。。」と過ごすのか、「やりがいがあって楽しい！」と過ごすのかはあなた次第。キャリアプラン、収入UP、仕事術・効率化、転職、英語力などのテーマをご紹介します。

続きを見る

 

✅キャリアプラン（仕事の目標）を見直す！

✅仕事術でテキパキ効率化！

✅仕事で必要な英語力をつける！